Lorsque l’entreprise est mal desservie en transport en commun (car trop petite ou géographiquement isolée), elle peut, sur une base volontaire, organiser tout ou une partie du transport domicile-travail de ses employés.

Ceci peut comprendre le trajet entre l’entreprise et un grand nœud de communication tel qu’une gare, un arrêt de transport en commun ou tout lieu convenu de rassemblement. L’entreprise effectue dans ce cas, ce que l’on appelle un «transport collectif organisé par l’employeur».

Et pour mon entreprise ?

Pour mettre en place une navette privée d’entreprise, il est nécessaire de bien connaître la situation actuelle de l’entreprise et si nécessaire, d’y effectuer une mini-enquête auprès du personnel. Ensuite, l’entreprise a le choix entre deux possibilités : soit elle organise elle-même ce transport (vanpooling), soit elle confie l’organisation et la gestion de celui-ci à un transporteur privé. Afin de mutualiser et ainsi réduire les coûts de mise en place d’un transport privé, l’employeur ne doit pas hésiter à prendre contact avec les entreprises voisines et discuter de son projet.

Le vanpooling

Le vanpooling est une forme de covoiturage qui se pratique généralement dans un van ou un minibus, d’où son nom. L’employeur met ce véhicule à disposition d’un groupe d’employés qui s’en sert collectivement pour se rendre au travail. C’est donc l’un des travailleurs qui est chargé de le conduire.

Toute entreprise, à titre individuel (pas valable pour un club d’entreprises), peut bénéficier d’une exonération fiscale de 120% pour les frais liés à la mise en place d’une navette privée à destination du site de travail.

Quel véhicule choisir ?

Pour ce genre de transport, le véhicule dépendra évidemment du nombre de personnes à transporter mais l’idéal est généralement un véhicule 8+1, car c’est le plus grand que l’on puisse conduire avec un permis B. Vous pouvez décider de l’acheter ou choisir une formule de leasing qui vous évitera de vous charger de l’entretien.

Quelle assurance ?

Il est important que plusieurs personnes puissent conduire la voiture mise à disposition afin qu’il continue à rouler même si le conducteur habituel est malade ou en vacances. Il faut donc une assurance multi-conducteur, ce qui est le cas de la plupart des assurances destinées aux entreprises et organismes publics. Renseignez-vous auprès de votre assureur ou leaser.

Quelle convention ?

Le transport collectif organisé doit obligatoirement être structuré par une convention entre les travailleurs et l’employeur. Celle-ci reprendra les conditions d’utilisation du système. Pour la rédiger, n’hésitez pas à vous faire aider de la Cellule Mobilité ou de votre secrétariat social.

Comment se passer les clés ?

Si c’est toujours la même personne qui conduit (avec une personne de remplacement), elle pourra simplement garder les clés mais si le conducteur change chaque jour, il sera peut-être nécessaire d’équiper la voiture d’un système d’ouverture par carte ou smartphone. Des prestataires proposent ce genre de système (cambio, wibee, cozycar, clem’,…)

Questions de fiscalité

La mise à disposition du véhicule est un petit avantage social, il n’est pas soumis à une imposition. Si l’un des travailleurs peut également réaliser des trajets privés autre que domicile-travail avec le véhicule, il s’agit à ce moment d’un avantage de toute nature (voiture de société), soumis à l’impôt.

En savoir plus sur le projet de bus-bureau « Office on Wheels » de Colruyt. Ce bus est équipé comme un vrai bureau afin de permettre à 28 collaborateurs de Colruyt Group de convertir chaque jour leur temps de voyage en temps de travail (rémunéré)…

Fédération Belge des exploitants d’Autobus et d’Autocars, et des organisateurs de voyages: www.fbaa.be

Keolis propose des solutions clé-sur-porte pour les entreprises: www.keolis-travel.be