Voyages d’affaires durables

Les voyages d’affaires sont parfois indispensables au fonctionnement d’une entreprise : rencontres avec des clients ou partenaires, formations, congrès, visites de sites… Mais ils peuvent également représenter une part importante de son empreinte carbone, en particulier lorsqu’ils sont effectués en avion.

Mettre en place une politique de voyages d’affaires durables consiste à questionner la nécessité du déplacement, à optimiser les voyages qui restent nécessaires et à privilégier les solutions de transport les moins impactantes. La démarche peut se résumer par trois principes : voyager moins, voyager mieux et privilégier les alternatives à l’avion lorsque cela est possible.

Les déplacements professionnels en avion peuvent peser significativement dans le bilan carbone d’une organisation. Agir sur ces déplacements permet donc de contribuer directement aux objectifs climatiques et environnementaux de l’entreprise.

Plusieurs organisations ont ainsi commencé par mesurer leurs déplacements avant de fixer des objectifs et de modifier leurs règles internes. En 2022, UCB Belgique avait estimé que les voyages internationaux représentaient 8% de leur bilan carbone. L’ULiège le chiffrait à 6,1% pour leur institution.

Un voyage plus durable ne signifie pas nécessairement un voyage moins efficace. Pour de nombreuses destinations européennes, le train permet de partir d’un centre-ville et d’arriver directement dans un autre, en évitant les transferts vers les aéroports et une partie des temps d’attente. Le temps passé à bord peut également devenir du temps de travail utile.

Comparer uniquement le prix du billet peut donner une image incomplète. Pour évaluer les différentes alternatives, il est intéressant d’intégrer le coût total du déplacement : billet, bagages, transferts depuis et vers l’aéroport, parking, hôtel éventuel et temps de travail mobilisé. Un train de nuit peut, par exemple, éviter une nuit d’hôtel.

Le prix des billets de train internationaux peut lui aussi varier en fonction de la demande et des disponibilités. Lorsque la date du déplacement est connue suffisamment tôt, réserver dès l’ouverture des ventes augmente les chances d’accéder aux tarifs les plus avantageux. Les périodes d’ouverture varient selon les opérateurs et les trains : il est donc utile d’anticiper les réservations lorsque c’est possible.

L’entreprise peut également intégrer un prix interne du carbone dans la comparaison des modes de transport. Concrètement, elle attribue une valeur monétaire à chaque tonne de CO2 émise par le déplacement et ajoute ce « coût carbone » au coût du voyage, du produit ou du service concerné. Cette approche permet de rendre visible le coût climatique d’un trajet et peut réduire, voire inverser, l’écart de prix entre un billet d’avion moins cher et une alternative ferroviaire plus coûteuse.

Une politique de voyages cohérente avec les engagements climatiques de l’entreprise contribue à son image et à sa stratégie RSE. Elle peut également répondre aux attentes de travailleurs de plus en plus attentifs à l’impact environnemental de leurs déplacements et améliorer la prise en compte de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Commencez par analyser les voyages internationaux réalisés par votre organisation.

Rassemblez, dans la mesure du possible, le nombre de voyages effectués, les destinations les plus fréquentes, les modes de transport utilisés, les distances parcourues, les dépenses associées, les émissions de CO₂.

Cette analyse permet notamment d’identifier les destinations pour lesquelles l’avion est fréquemment utilisé alors qu’une alternative ferroviaire existe. Elle constitue également une base pour suivre l’évolution des déplacements dans le temps.

Pour chaque type de voyage, posez-vous plusieurs questions :

• La présence physique est-elle nécessaire ? Une visioconférence ou une réunion hybride peut-elle répondre au même objectif ?
• Plusieurs déplacements peuvent-ils être regroupés ? Il peut être plus pertinent d’organiser plusieurs rendez-vous durant un même séjour que de multiplier les allers-retours.
• Toutes les personnes prévues doivent-elles voyager ? Une partie des participants peut parfois prendre part à la réunion à distance.
• Le lieu de la rencontre est-il bien choisi ? Lorsque l’entreprise peut influencer le lieu de réunion, de formation ou de séminaire, privilégiez une destination facilement accessible en train par les différents participants.

Analysez les principales destinations de votre entreprise et vérifiez pour lesquelles le train constitue une alternative réaliste.

La comparaison peut notamment porter sur le temps de trajet porte-à-porte, le nombre de correspondances, les fréquences disponibles, la possibilité de travailler pendant le voyage, le coût global, les émissions de CO₂, la possibilité de voyager de nuit.

Cette analyse permet ensuite de définir des règles adaptées aux réalités de l’entreprise plutôt qu’un principe théorique difficile à appliquer.

Pour de nombreuses destinations européennes, le train permet de travailler pendant le trajet, d’arriver directement en centre-ville et de réduire les transferts. Il est donc utile de comparer les différentes options sur base du temps porte-à-porte, du coût global et de l’impact environnemental, plutôt que sur le seul prix du billet. Le site Chronotrains permet d’estimer le temps de trajet en train entre deux villes : https://www.chronotrains.com/fr.

La politique de voyage doit donner un cadre clair aux travailleurs et aux personnes chargées des réservations.

Elle peut notamment préciser :

• quand une réunion à distance doit être envisagée ;
• dans quelles situations le train doit être privilégié ;
• les critères permettant de comparer le train et l’avion ;
• les éventuelles exceptions ;
• les classes de voyage autorisées ;
• les règles concernant les trains de nuit ;
• les procédures de validation ;
• les modalités de réservation ;
• les données à collecter pour le reporting.

Certaines entreprises utilisent par exemple un temps de trajet maximal en train comme critère. Celui-ci ne doit toutefois pas être considéré isolément : un trajet ferroviaire plus long peut rester intéressant si le collaborateur peut travailler pendant le voyage et évite plusieurs heures de transferts et d’attente.

Retrouvez, par exemple, l’arbre décisionnel de l’ULiège.

Si vous travaillez avec une agence de voyages (il existe des agences spécialisées en voyages d’affaires durables), ces critères peuvent également être intégrés au cahier des charges afin qu’une alternative ferroviaire soit proposée lorsqu’elle existe.

Autre levier possible : instaurer une contribution interne sur les déplacements en avion. Pour chaque vol, l’entreprise peut verser un montant calculé, par exemple, en fonction des émissions du trajet ou sous la forme d’un forfait. Les sommes ainsi collectées alimentent un fonds interne qui peut servir à financer le surcoût de solutions de mobilité moins carbonées, comme certains billets de train, ou d’autres projets de transition de l’entreprise. Cette logique ne vise pas à rendre le vol écologiquement “neutre” mais constitue un mécanisme interne de financement et d’incitation à réduire les émissions à la source.

Une politique de voyage fonctionne d’autant mieux que le choix durable est simple. Évitez donc que le travailleur doive effectuer davantage de démarches administratives pour réserver un train qu’un avion. Des solutions destinées aux entreprises permettent aujourd’hui de centraliser les réservations, les profils des voyageurs, les modifications et annulations, la facturation et le reporting des déplacements.

SNCB International propose notamment un portail destiné aux entreprises pour la réservation de voyages internationaux en train. Des agences spécialisées dans le ferroviaire peuvent également accompagner les organisations pour les itinéraires comportant plusieurs opérateurs ou plusieurs correspondances.

Changer une travel policy ne suffit pas toujours à modifier les habitudes.

Les travailleurs doivent savoir :

• pourquoi les règles évoluent ;
• quelles destinations sont facilement accessibles en train ;
• comment effectuer leurs réservations ;
• quels critères utiliser pour choisir leur mode de transport ;
• à qui s’adresser en cas de difficulté.

Partager des exemples d’itinéraires, des retours d’expérience ou des comparaisons concrètes entre train et avion peut faciliter l’adoption de nouvelles pratiques.

L’entreprise peut également rendre le voyage ferroviaire plus attractif grâce à des conditions de voyage permettant de travailler confortablement lorsque cela se justifie.

Il est important aussi d’informer le travailleur voyageur sur ses droits en cas de correspondance manquée. Lorsque l’itinéraire implique plusieurs opérateurs, il est utile de vérifier si le voyage est couvert par un billet direct et quelles sont les garanties prévues en cas de correspondance manquée. En effet, plusieurs billets achetés séparément n’offrent pas nécessairement le même niveau de protection.

Il existe des procédures européennes (HOTNAT pour Hop on the next available train et AJC pour Agreement on Journey Continuation) qui, dans certaines conditions et avec certaines entreprises ferroviaires, vont permettre au voyageur ayant raté sa correspondance de prendre sans frais supplémentaire le prochain train disponible. Les connaître et les prévoir peut aussi rassurer et faciliter le transfert vers le train.

Enfin, suivez régulièrement l’évolution de vos voyages d’affaires. Quelques indicateurs simples peuvent être utilisés :

• nombre total de voyages internationaux ;
• nombre et proportion de voyages en avion et en train ;
• kilomètres parcourus, les émissions de CO₂ liées aux voyages ;
• coût global des déplacements.

Ces données permettent d’évaluer les progrès réalisés et d’adapter progressivement la politique de voyage. La collecte de ces informations peut également alimenter le bilan carbone de l’organisation.

Au-delà du suivi des déplacements, vous pouvez aller plus loin en vous fixant des objectifs de réduction à plus long terme : diminution des émissions liées aux voyages d’affaires, réduction des kilomètres parcourus en avion ou augmentation de la part des déplacements réalisés en train. Une manière de constituer une politique de voyage avec des engagements mesurables.

SNCB International propose des solutions destinées aux entreprises pour organiser leurs déplacements ferroviaires à l’étranger. Son offre Corporate permet notamment de centraliser les réservations, la gestion des voyageurs, la facturation et le reporting.

Retrouvez toutes les informations sur leur page dédiée ou dans notre webinaire du 15 avril 2025.

Pour certains itinéraires internationaux, réserver un voyage en train peut nécessiter de combiner plusieurs compagnies ou plusieurs billets.

Une agence spécialisée peut rechercher les itinéraires, effectuer les réservations et accompagner les voyageurs en cas de modification ou de perturbation.

Railtrip.travel a notamment présenté ce type de solutions lors d’une rencontre organisée par la Cellule Mobilité dont le compte-rendu est disponible.

Lors du 23^e Réseau des Mobility Managers, l’ULiège et UCB ont partagé leurs réflexions sur les voyages d’affaires durables. Retrouvez leurs témoignages dans le compte-rendu de ce Réseau.

Par ailleurs, si une entreprise le souhaite, dans le cadre d’un bilan mobilité, la Cellule Mobilité peut réaliser une carte des flux des trajets en avion en nombre de personnes et en CO2 et lui faire ensuite un certain nombre de recommandations pour qu’elle puisse prendre en compte cette réalité, la suivre et la faire évoluer.